25 tips voor een geslaagde studiebijeenkomst

Iedereen heeft ze: studiedagen. De leerlingen hebben vrij en de leraren duiken samen in een onderwerp waar de school mee bezig is.

Als schoolleider bereid je deze dag voor, al dan niet met het managementteam of andere collega’s. Om deze dag nog beter voor te bereiden en er alles uit te halen wat er in zit, geven wij je 25 tips over de voorbereiding, het programma, de uitnodiging/aankondiging, de start van de dag, werkvormen en over hoe je na de bijeenkomst verder kunt gaan.

Voorbereiding

1. Zorg dat je goed weet wat het karakter van de bijeenkomst is. Is het gericht op het proces (elkaar informeren, bijpraten, overleggen, mening vormen)? Of is de dag gericht op het behalen van een opbrengst of product (er ligt aan het eind van de dag iets uitgewerkt op tafel)?
2. Zorg ervoor dat de inhoud van de studiebijeenkomst een logisch onderdeel is van de ontwikkelingen binnen de school, zodat mensen tijdens de bijeenkomst tijd hebben om verder te werken aan of zich te verdiepen in zaken waar ze al mee bezig zijn.
3. Maak gebruik van de kennis, ervaring en het enthousiasme van mensen uit de eigen organisatie, zowel bij de voorbereiding als de uitvoering.
4. Maak voorafgaande aan de studiedag een nulmeting met het team: Hoe staan we ervoor wat betreft het onderwerp? Wat willen we verbeteren? Wat zijn onze doelen met betrekking tot inhoud (kennis), houding (vaardigheden) en verhouding (implementatie, doorgaande lijn en professionele cultuur)?

Programma

5. Maak een dagindeling met rustmomenten voor ontspanning, reflectie en informele contacten. Neem in de agenda per agendapunt het karakter van dat punt op, zodat iedereen weet of er een besluit wordt genomen of bijvoorbeeld om een mening wordt gevraagd.
6. Zorg voor keuzemogelijkheden in het programma. Bijvoorbeeld door de keuze te bieden voor verdieping of het maken van een vertaling naar praktijk.
7. Laat collega’s tijdens de dag gastlessen of workshops verzorgen aan elkaar.
8. Laat veel ruimte voor gesprek, uitwisseling, dialoog, onder leiding van bekwame en ondersteunende gespreksleiders.
9. Beperk het frontale/centrale deel tot korte blokjes. Liever drie keer centraal bij elkaar verspreid over de dag, dan anderhalf uur achter elkaar naar verschillende sprekers luisteren.
10. Kijk waar je de elementen hoofd-hart-handen een plek kunt geven in het programma: Hoofd = lezing. Hart = een samen-activiteit/energizer. Handen = samenwerken aan een concreet product of plan.
11. Maak een reële inschatting wat betreft de eindtijd. Houd daarbij rekening met de beleving dat 10 minuten eerder stoppen dan op de agenda staat, een voldaan gevoel kan opleveren.

Uitnodiging/aankondiging

12. Geef helder en concreet aan wat het doel van de dag is: Aan het eind van de dag hebben we…
13. Maak expliciet waarom dit thema en dit programma voor jullie belangrijk en actueel is.
14. Gebruik een foto, link naar een filmpje of een artikel als prikkel. 

Start van de dag

15. Open de dag centraal. Geef aan hoe de dag past in het grotere geheel van ontwikkelingen in en rondom de school.
16. Verzorg een ‘warming-up’: laat mensen in een actieve werkvorm in beweging en in contact met elkaar komen. Gebruik hier bijvoorbeeld de beeldkaarten van BEELD&BOX voor.
17. Zorg dat er een muziekje te horen is bij binnenkomst. Dit geeft een welkom-gevoel en stemt positief.

Werkvormen

18. Gebruik activerende didactiek: afwisseling tussen luisteren en doen.
19. Maakgebruik van een opstelling die het mogelijk maakt om in diverse samenstellingen in gesprek te gaan met elkaar: tafelgroepen, open ruimte, kringopstelling (wanneer mensen niet achter een tafel zitten levert dit een andere dynamiek in gesprekken op).
20. Zorg ervoor dat je werkvormen kiest waarbij iedereen een aandeel heeft: bijvoorbeeld placemat-werkvorm, piramide-werkvorm of werken met stellingen (5 minuten leidinggeven).
21. Laat collega’s presenteren aan elkaar wat ze in de praktijk doen en organiseer een actieve door’lopende’leerlijn (5 minuten leidinggeven).
22. Als er in subgroepen wordt gewerkt, maak dan gebruik van een online omgeving waarin resultaten van diverse groepen direct zichtbaar wordt. Dit kan al door het document waarin gewerkt wordt te delen en online te bewerken in de diverse groepen.
23. Geef alle deelnemers een notitieboekje waarin ze hun ideeën, gedachten en leerervaringen op kunnen schrijven. Richtvragen die je mee kunt geven zijn:
    Wat heb je vandaag gehoord, gezien gedaan, geleerd? Wat was waardevol? Waar liggen kansen en wat zijn uitdagingen? Wat zijn de gevolgen van deze dag op jouw werk? Wat ga je morgen anders doen? Wat wil jij nog van anderen leren? Wat kunnen anderen van jou leren?

Na de studiebijeenkomst

24. Zorg dat de opbrengst van de bijeenkomst nadien zichtbaar, merkbaar en hoorbaar is. Al is het maar met een poster, filmpje, foto’s of een stukje in de nieuwsbrief naar ouders.
25. Een studiebijeenkomst is een middel en geen doel: zorg voor een actieve follow-up door het geleerde toe te passen in de praktijk en terug te laten komen op andere (in)formele teammomenten.

“Bedenk goed, wat je met de kostbare tijd van een studiebijeenkomst doet.”